Politika privatnosti

Ko smo

Uslugu pruža NomosLex, sjedište: Cazin, Unsko-sanski kanton, Bosna i Hercegovina.

Za sva pitanja o ličnim podacima i za ostvarivanje prava iz ove politike pišite na podrska@nomoslex.com.

Šta se od dokumenata čuva, a šta ne

Izvorni dokument koji otpremite (PDF, DOCX ili sliku) ne pohranjujemo. Pretvara se u tekst u radnoj memoriji servera i nakon toga nestaje, bez kopije i bez privremenog fajla. Naziv fajla ne čuvamo zasebno; kad dokument nema vlastiti naslov, naziv fajla postaje naslov u tekstu i prolazi anonimizaciju zajedno sa ostatkom teksta.

Skenirani dokument se prepisuje u Vašem pregledniku ili na našem serveru, programom koji radi na tom serveru; sken ne ide pružaocu jezičkog modela. Prepis sa servera čeka da ga Vaš preglednik preuzme i do tada stoji zaključan ključem koji ima samo Vaš preglednik, pa ga server ne može pročitati. Preglednik koji ključ ne može napraviti (na primjer privatni prozor) dobija prepis nezaključan. U oba slučaja prepis se briše čim ga preglednik preuzme, a najkasnije u roku od jednog dana.

Imena, adrese, matični brojevi i drugi podaci po kojima se stranke prepoznaju zamjenjuju se oznakama u Vašem pregledniku, prije slanja. Među njima su i brojevi predmeta, katastarskih čestica, zemljišnoknjižnih uložaka, posjedovnih listova i listova nepokretnosti, katastarske općine, registarske oznake i brojevi šasija vozila, brojevi ličnih isprava, poreski i identifikacioni brojevi, datumi rođenja i imena roditelja. Isto važi za Vašu uputu uz analizu i za instrukcije za pisanje i doradu akta. Imena stranaka koja sami navedete šalju se uz zahtjev samo da bi server provjerio da nijedno nije ostalo u tekstu; ne čuvaju se i ne idu modelu.

Dva mjesta rade bez te zamjene, jer bez stvarnih podataka ne bi imala smisla. Pitanje koje postavite u pretrazi baze propisa i prakse ide modelu onako kako ga napišete, pa u njega ne upisujte imena stranaka; pitanje za koje baza nema dovoljno dobar odgovor čuvamo najduže dvanaest mjeseci, da bismo znali šta u bazi nedostaje. Kod izrade ugovora uputa i priloženi dokumenti idu modelu onako kako ih unesete, jer ugovor nastaje upravo iz njih; na to upozorava i stranica za izradu ugovora. Ni jedno ni drugo ne čuva se uz predmet.

Uzorci Vaših akata koje otpremite radi stila prolaze zamjenu podataka po obrascima (matični brojevi, adrese, brojevi računa i predmeta, podaci o nekretninama) prije nego što ih model pročita. Od njih se čuva samo stilski profil, ne tekst.

Uz predmet se čuva anonimizirani tekst spisa, zajedno sa analizom, strategijom i nacrtom akta, jer bez toga izrada ne bi mogla ići korak po korak niti se nastaviti drugi dan. Taj tekst se čuva sedam dana od Vaše posljednje radnje na predmetu; rok se pomjera dok god radite na predmetu. Kad predmet obrišete, ili kad rok istekne, briše se i sav njegov tekst.

Da biste predmet vidjeli na svakom računaru na kojem se prijavite, uz Vaš nalog čuvamo i kopiju predmeta: naziv, popis oznaka sa podacima koje zamjenjuju, analizu i nacrt akta. Ta kopija se prije slanja zaključava u Vašem pregledniku ključem koji se izvodi iz lozinke Vašeg naloga i koji nikada ne dolazi do nas, pa je server ne može pročitati. Ni mi ni bilo ko ko bi došao do baze iz nje ne može saznati ko su stranke ni o čemu je predmet. Kopija se briše zajedno sa predmetom, a najkasnije sedam dana od posljednje radnje na njemu. Ako lozinku oporavite preko veze za zaboravljenu lozinku, kopije zaključane starom lozinkom više se ne mogu otvoriti, pa na drugim računarima ostaju samo predmeti koje preglednik iz kojeg radite ima kod sebe.

Ako sami otpremite konačnu verziju akta koju ste predali, preglednik je uporedi sa nacrtom, razlike maskira i šalje samo njih. Iz njih model izvodi pravila pisanja: šta ste promijenili i zašto. Maskirani isječci i pravila čuvaju se najduže dvanaest mjeseci. Pravilo koje odobrimo postaje dio uputa po kojima alat piše za sve korisnike; to je opšte pravilo pisanja, bez činjenica iz predmeta i bez oznaka stranaka. Konačnu verziju niko ne mora otpremiti; bez nje alat radi jednako.

Ni izvorni dokumenti ni tekst predmeta ne koriste se za treniranje modela vještačke inteligencije.

Osoblje platforme u tekst predmeta ne gleda. Vidi samo ono što nam sami pošaljete: primjedbu na akt, pitanje iz pretrage za koje baza nije imala odgovor i maskirane razlike iz konačne verzije.

Rokove, ročišta i konsultacije koje sami upišete u radni centar (naziv akta, ime stranke, broj predmeta, sud, datum, vrijeme i napomenu koju sami napišete) čuvamo uz Vaš nalog, kako biste ih vidjeli na svakom uređaju. Vidite ih samo Vi, ne dijele se sa kancelarijom i ne idu modelu vještačke inteligencije. Brišu se kad ih obrišete, a najkasnije zajedno sa nalogom.

Ako u postavkama uključite podsjetnik e-poštom, svake nedjelje Vam na adresu naloga šaljemo pregled termina i rokova za narednu sedmicu: po Vašem izboru samo najavu, bez imena, ili puni pregled sa imenima stranaka, brojevima predmeta, sudovima i napomenama koje ste uz termin upisali. Poruku šaljemo preko obrađivača za elektronsku poštu, a u Vašem sandučetu ona dalje stoji pod pravilima Vašeg pružaoca e-pošte. Podsjetnik je isključen dok ga sami ne uključite.

Ko je za koje podatke odgovoran

Uloga zavisi od toga ko otprema i čiji su podaci u pitanju, pa se razlikuju tri slučaja:

Zašto se te tri uloge razlikuju

Advokat koji otprema spis obrađuje tuđe podatke u okviru svoje djelatnosti i za tu obradu ima vlastiti pravni osnov i vlastitu odgovornost. On određuje svrhu, on odgovara nosiocu podataka, a NomosLex postupa samo po njegovom nalogu.

Fizičko lice koje otprema dokumente o vlastitoj stvari nije u istom položaju. Obrada ličnih podataka koju čovjek vrši radi vlastite pravne stvari, izvan privredne i profesionalne djelatnosti, je lična aktivnost i propisi o zaštiti ličnih podataka na nju se ne primjenjuju (član 3. ZZLP, član 2. stav 2. tačka c) GDPR). NomosLex u tom slučaju obrađuje tekst samo koliko je nužno da izvrši ono što je naručeno, i nad tim sadržajem ne stiče vlastitu svrhu: čuva ga anonimiziranog, uz kopiju zaključanu ključem koji nemamo, i samo dok predmet postoji. Izuzetak su razlike iz konačne verzije, ali samo ako ih sami otpremite.

Zahtjev lica čiji se podaci nalaze u spisu advokata rješava advokat kao kontrolor; primimo li takav zahtjev, prosljeđujemo mu ga bez odgađanja.

Podaci naloga: svrha, osnov i rok

Svaka obrada ima pravni osnov iz člana 8. ZZLP (član 6. stav 1. GDPR):

Zajednički korpus i Vaša saglasnost

Zajednički korpus je skup anonimiziranih jezičkih obrazaca iz uzoraka korisnika: sintaksa, procesne fraze, struktura i ritam rečenice. Nikada sadržaj dokumenta, ime, iznos, datum ni broj predmeta.

Korpus se još ne puni. Saglasnost koju date bilježimo, ali dok korpus ne počne raditi, iz Vaših uzoraka ništa ne izlazi izvan Vašeg naloga. Prije nego što počne, obavijestit ćemo Vas.

Saglasnost je podrazumijevano isključena i daje se u Postavkama naloga. Povlačite je u svakom trenutku, jednako lako kako ste je dali; povlačenje zaustavlja dalji unos i uklanja već unesene obrasce, bez uticaja na dostupnost i cijenu usluge (član 9. ZZLP, član 7. GDPR).

Vještačka inteligencija i Vaši podaci

Nacrt akta piše veliki jezički model. Da bi to mogao, tekst Vaših dokumenata mu se šalje na obradu; bez toga alat ne bi imao šta da čita.

Pružaocima modela ugovorom je zabranjeno da taj sadržaj koriste za treniranje ili poboljšavanje modela. Vaš predmet ne ulazi u tuđi model i ne pojavljuje se u tuđem odgovoru.

Anthropic sadržaj po svojim uslovima briše najkasnije u roku od 30 dana, osim kad ga duže mora zadržati zbog kršenja pravila korištenja ili po zakonu. Modeli do kojih se ide preko OpenRoutera dobijaju zahtjev samo od pružalaca iz Sjedinjenih Američkih Država koji sadržaj ne zadržavaju; kad takvog nema, posao preuzima Anthropic.

Alat ne donosi odluke zasnovane isključivo na automatiziranoj obradi koje bi prema Vama proizvodile pravno dejstvo ili Vas značajno pogađale (član 24. ZZLP, član 22. GDPR). Izrađuje nacrt, a odluku o tome šta će s njim biti donosite Vi.

Kome se podaci otkrivaju

Podatke ne prodajemo i ne ustupamo u marketinške svrhe. Otkrivamo ih samo obrađivačima nužnim za rad usluge, sa kojima je zaključen ugovor po članu 30. ZZLP (član 28. GDPR):

Gdje alat radi

NomosLex radi na vlastitom serveru u Evropskoj uniji (Austrija). Na istom serveru stoje baza propisa i sudske prakse, radna memorija predmeta i model koji tekst pretvara u vektore za pretragu baze, pa tekst za tu svrhu ne izlazi sa servera.

Van servera podaci idu samo obrađivačima iz tabele iznad: jezičkim modelima (tekst sa oznakama umjesto imena, osim pitanja iz pretrage i izrade ugovora), bazi naloga, pružaocu naplate i pružaocu elektronske pošte.

Prijenos izvan BiH

Obrada teksta putem modela i slanje elektronske pošte odvijaju se u Sjedinjenim Američkim Državama, izvan BiH i Evropskog ekonomskog prostora. Prijenos počiva na standardnim ugovornim klauzulama iz člana 48. ZZLP (član 46. GDPR), uz enkripciju u prenosu i ugovornu zabranu korištenja sadržaja za treniranje modela. Kopiju zaštitnih mjera dostavljamo na zahtjev.

Sigurnost i povreda podataka

Primjenjujemo mjere primjerene riziku u skladu sa članom 34. ZZLP (član 32. GDPR): saobraćaj je zaštićen protokolom HTTPS, podaci naloga čuvaju se šifrovano u bazi smještenoj u Evropskoj uniji, lozinke se ne čuvaju u čitljivom obliku, a pristup je uređen po načelu najmanjih ovlaštenja i evidentira se.

Na serveru na kojem alat radi prijava je moguća isključivo kriptografskim ključem, prijava lozinkom je isključena, a otvoreni su samo portovi nužni za rad stranice. Baza propisa i prakse nije dostupna sa interneta nego samo iznutra.

Dvije mjere postoje izričito zbog advokatske tajne. Server nema swap: kad memorija zatreba, sistem je ne prebacuje na disk, pa dio spisa ne može završiti u datoteci koju tamo niko nije htio staviti. Iz istog razloga je isključeno i zapisivanje sadržaja memorije pri padu programa.

Najjača mjera nije nabrojana gore nego je ugrađena u sam alat: izvorni dokument se nikada ne zapisuje, a ono što se uz predmet čuva je tekst u kojem su imena, adrese i matični brojevi već zamijenjeni oznakama, i kopija predmeta zaključana ključem koji nemamo, i to samo dok predmet postoji. Podatak koji ne postoji ne može ni procuriti, a anonimiziran ili zaključan tekst koji procuri ne otkriva ko su stranke.

Povredu ličnog podatka prijavljujemo Agenciji za zaštitu ličnih podataka u BiH najkasnije u roku od 72 sata od saznanja, a kod visokog rizika obavještavamo i nosioca podataka (članovi 35. i 36. ZZLP, članovi 33. i 34. GDPR). Tiče li se povreda spisa profesionalnog korisnika, o njoj bez odgađanja obavještavamo njega kao kontrolora.

Uzrast korisnika

Nalog može otvoriti samo punoljetno lice. Usluga nije namijenjena djeci i ne obraća im se.

Utvrdimo li da je nalog otvorilo maloljetno lice, nalog ukidamo i podatke brišemo bez odgađanja.

Vaša prava

U odnosu na podatke u kojima smo kontrolor imate pravo na pristup, ispravku, brisanje, ograničenje obrade, prenosivost i prigovor, te na povlačenje saglasnosti (članovi 17. do 23. i član 9. ZZLP, članovi 15. do 21. i član 7. GDPR).

Zahtjev podnosite na adresu iz prvog odjeljka. Postupamo bez odgađanja, najkasnije u roku od 30 dana, uz mogućnost produženja za dodatnih 60 dana o čemu Vas obavještavamo (član 14. ZZLP, član 12. GDPR). Ostvarivanje prava je besplatno.

Imate pravo podnijeti prigovor Agenciji za zaštitu ličnih podataka u Bosni i Hercegovini, a u Evropskom ekonomskom prostoru i nadzornom organu prema mjestu boravišta (član 77. GDPR), te pravo na sudsku zaštitu i naknadu štete (članovi 79. i 82. GDPR).

Kolačići

Koristimo isključivo kolačiće nužne za rad stranice. Nemamo oglašivačke kolačiće, kolačiće za praćenje ni alat za mjerenje posjeta.

Za nužne kolačiće saglasnost se po propisu ne traži, jer bez njih usluga ne bi radila: prijava se ne bi mogla zadržati, a sesija bi se gubila pri svakom koraku. Traka koja se prikazuje pri prvom dolasku zato obavještava, a ne pita.

Dok je stranica u izgradnji postoji i privremeni kolačić koji pamti prolaz kroz kapiju za rani pristup. On se uklanja zajedno sa kapijom, pri puštanju alata u rad.

Uz kolačiće, alat u Vašem pregledniku čuva ono bez čega ne bi radio: predmete (naziv, popis oznaka, analizu, nacrt), ključeve kojima se predmeti i prepisi zaključavaju i nekoliko postavki prikaza. Ništa od toga ne služi praćenju. Odjavom se brišu predmeti i ključ predmeta; ostaju samo ključ za prepis skena, koji ne otvara ništa starije od jednog dana, i oznaka da ste pročitali obavještenje o kolačićima.

Ako ikada uvedemo mjerenje posjeta

Posjete stranice trenutno ne mjerimo nikako.

Uvedemo li mjerenje ponovo, tražit ćemo saglasnost unaprijed i tek po njenom davanju postaviti bilo šta u Vaš preglednik. Odbijanje neće ograničiti korištenje alata.

Izmjene politike

O izmjeni ove politike obavještavamo korisnike putem adrese elektronske pošte naloga prije nego što izmjena stupi na snagu.

Verzija i datum posljednje izmjene stoje uz naslov dokumenta.